Rechnungs­eingang automatisieren.
Prüfen, nicht nur auslesen.

Welche Schritte hat der Rechnungseingang?

Eingang, Auslesen, Prüfen, Freigeben und Buchen. Automatisch gehen vor allem die ersten drei.

1. Code und KIEingang erkennen
2. Code, KI als RückfallWerte auslesen
3. Codegegen deine Daten prüfen
4. Menschfreigeben
5. Buchhaltungbuchen und archivieren

Schema Die Prüfung kommt, bevor die Rechnung in die Buchhaltung geht.

Eingangsrechnungen automatisieren heißt vor allem prüfen, und zwar dreierlei. Formell: Stehen alle Pflichtangaben drauf (§ 14 UStG)? Sachlich: Gab es die Leistung wirklich? Rechnerisch: Stimmen Beträge, Gebühren und Steuer?

Reicht es, Rechnungen auszulesen?

Nein. Auslesen spart das Abtippen, aber erst das Prüfen findet, was nicht stimmt.

Beim Auslesen liest Code zuerst den Text des PDFs nach festen Regeln. Nur wenn ein Feld fehlt, liest ein Modell das PDF.

Wogegen prüfst du jede Rechnungsart?

Jede Rechnungsart hat ihre eigene Gegenquelle: Netzwerk, Bestellungen, Sendungen oder Wareneingang.

Am meisten Zeit kosten die Rechnungen, die viele Zeilen haben: Provisionen, Gebühren, Sendungen. Genau dort rechnet ein Mensch selten jede Zeile nach.

Wie sieht eine Prüfung aus?

Code rechnet jede Rechnung gegen die Provisionen aus der Netzwerk-API nach, ein Mensch gibt frei.

Ein Agent prüft Affiliate-Rechnungen für 18 Programme in 8 Währungen. Code liest das PDF und rechnet den Rechenweg auf den Cent nach. Er holt die freigegebenen Provisionen für den Zeitraum, dazu je einen Tag vorher und nachher, um Zeitzonen zu erkennen. Die KI fasst das Ergebnis in zwei Sätzen zusammen. Erst nach der Freigabe geht die Rechnung an die Buchhaltung.

Technik im Detail

1. Code erkennt die Rechnung im Postfach. Ein kleines Modell bestätigt, dass es ein Beleg ist.
2. Code liest Zeitraum, Provisionen, Gebühr, netto, Steuer und brutto aus dem PDF.
3. Code rechnet nach: netto ist Provisionen plus Gebühr, darauf die Steuer, jeweils auf den Cent.
4. Die Gebühr prüft Code gegen den vereinbarten Satz des Programms.
5. Die Provisionen holt Code aus der Netzwerk-API, nach Freigabedatum und in der Zeitzone des Programms.
6. Bei fremder Währung zeigt die Auswertung den Betrag zusätzlich in Euro, zum Kurs der EZB.
7. Die KI ordnet ein: Rundung, Zeitzone oder echte Abweichung. Sie rechnet nicht selbst.
8. Kommt kein Prüfergebnis, bekommst du die Rechnung trotzdem, mit dem Hinweis „ungeprüft“.

So läuft die Rechnungsprüfung. Was sich daneben lohnt, steht unter Prozessautomatisierung im Onlineshop.

Was ändert die E-Rechnung?

Sie macht das Auslesen leichter. Am Prüfen ändert sie nichts.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen im Inland empfangen können. Dafür reicht ein Mail-Postfach. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen schicken, ab 2028 alle. Bis dahin sind Papierrechnungen erlaubt, ein PDF nur, wenn der Empfänger zustimmt (Fragen und Antworten des BMF).

Eine E-Rechnung bringt ihre Daten als strukturierte Datei mit, als XRechnung oder ZUGFeRD. ZUGFeRD sieht aus wie ein PDF, trägt die Daten aber als XML in sich. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Ob die Provision stimmt, steht aber in keiner Rechnung, auch nicht in einer E-Rechnung. Das steht in deinen Daten. Das ist keine Steuerberatung.

baue ich für dich E-Rechnungen direkt einlesen, ohne den Umweg über das PDF.

Was läuft automatisch, was gibst du frei?

Automatisch: erkennen, auslesen, nachrechnen, einordnen. Bei dir: die Freigabe.

Weicht eine Rechnung ab, siehst du die Zeile und den Grund. Stimmt sie, gibst du sie mit einem Klick an die Buchhaltung. Buchen und Archivieren bleiben in deiner Buchhaltungssoftware. Steuerfragen klärt dein Steuerbüro.

Häufige Fragen